Das EU Ecolabel ist ein auf Freiwilligkeit basierendes System. Eine Verpflichtung zur Nutzung besteht nicht. Um das EU Ecolabel für ihr Produkt oder ihre Dienstleistung zu erlangen, müssen folgende Anforderungen erfüllt werden.

Beantragt werden kann

• das EU Ecolabel von Herstellern, Importeuren, Dienstleistern, aber auch Händlern bei der jeweils zuständigen nationalen Stelle (Competent Body). Der Antrag muss sich an die Stelle des Mitgliedsstaats richten, in dem das Produkt hergestellt, als erstes vermarktet oder in das es aus einem Drittland eingeführt wurde. Sofern das Produkt in gleicher Form in verschiedenen Mitgliedsstaaten hergestellt wird oder aus einem Drittland eingeführt wird, kann der Antragsteller entscheiden, an welchen dieser Mitgliedsstaaten er sich wendet. In Deutschland ist dies die RAL gGmbH.

• Mit dem Antrag sind die entsprechenden Nachweise für die jeweiligen Anforderungen der Produkt- und Dienstleistungsgruppen vorzulegen. Die RAL gGmbH prüft die eingereichten Unterlagen auf Erfüllung der jeweiligen Kriterien. Sind alle Anforderung erfüllt, schließt die RAL gGmbH mit dem jeweiligen Zeichennehmer einen Vertrag zur Nutzung des EU Ecolabels. Die Gültigkeit bemisst sich dabei nach der Laufzeit, die in der jeweiligen Vergabegrundlage angegeben wird. Die Kriterien werden in der Regel alle drei bis fünf Jahre überarbeitet, um den aktuellen Innovationen Rechnung zu tragen.

Mit der Veröffentlichung neuer Kriterien werden die bestehenden Zeichenbenutzungsverträge gekündigt, verbunden mit der Möglichkeit, auf Basis dieser Kriterien das EU Ecolabel erneut zu beantragen.